Kebijakan Privasi

Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang dikumpulkan dan disimpan Officeverse, untuk apa, siapa lagi yang menanganinya, berapa lama disimpan, dan bagaimana Anda dapat memakai hak Anda berdasarkan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi Indonesia (UU PDP, No. 27 Tahun 2022) dan, bila berlaku, GDPR.

Terakhir diperbarui: 22 Oktober 2026

1. Siapa yang bertanggung jawab

Officeverse dijalankan oleh Renaldi Pranata, perorangan, di Indonesia. Ia adalah Pengendali Data Pribadi atas data pribadi yang dijelaskan dalam kebijakan ini, sejauh kebijakan ini menyebutkannya. Untuk hal apa pun tentang data pribadi Anda, tulis ke support@officeverse.id.

Kebijakan ini mencakup situs publik di officeverse.id dan kantor hosting di https://<nama>.officeverse.id. Ketentuan Layanan menjelaskan layanannya sendiri.

2. Peran kami dan peran Anda

• Konten kantor. Apa yang Anda dan rekan Anda masukkan ke kantor (obrolan, berkas, rapat, memori, dan sejenisnya) adalah data kerja Anda. Untuk data itu, Anda adalah Pengendali Data Pribadi dan Officeverse adalah Prosesor Data Pribadi: kami menyimpan dan memprosesnya hanya untuk menjalankan kantor bagi Anda.
• Daftar tunggu, akun, dan catatan tagihan. Untuk daftar tunggu, catatan masuk yang menghubungkan seseorang dengan sebuah kantor, dan catatan tentang paket dan pembayaran, Officeverse adalah Pengendali Data Pribadi.

Jika Anda memasukkan data pribadi orang lain ke kantor, misalnya kontak rekan kerja atau pelanggan, Anda bertanggung jawab memiliki dasar hukum yang sah untuk melakukannya.

3. Apa yang kami kumpulkan

Tabel ini mendaftar semua yang dikumpulkan produk tentang orang, dari mana asalnya, untuk apa, dan berapa lama disimpan. Isinya berdasarkan apa yang benar-benar disimpan perangkat lunaknya. Masa simpan yang lebih rinci ada di bagian 8.

Pembayaran yang kami kirim ke gerbang pembayaran membawa nama pelanggan buatan berbentuk "Officeverse <nama>". Pembayaran itu tidak membawa nama asli, alamat email, nomor telepon, alamat, atau NPWP Anda.

4. Cookie dan penyimpanan di browser

Officeverse tidak memakai cookie iklan, analitik pihak ketiga, atau piksel pelacak, di mana pun di produk maupun di situs publik. Butir di atas sangat diperlukan atau merupakan pilihan yang Anda tetapkan sendiri, sehingga tidak ada spanduk persetujuan. Satu-satunya sematan eksternal adalah YouTube, yang dapat diputar oleh TV lounge opsional di kantor. YouTube kemudian melihat permintaan browser Anda kepadanya.

5. Untuk apa kami memakainya dan dasar hukumnya

Kami tidak menjual data pribadi, dan kami tidak memakainya untuk iklan.

6. Siapa lagi yang memproses data

Perusahaan dan layanan berikut menangani data pribadi untuk kami, atau atas perintah Anda saat Anda mengaktifkan sebuah penghubung.

Sistem masuk dan tagihan kami adalah perangkat lunak yang kami jalankan sendiri, di server kami sendiri; tidak ada perusahaan luar yang memegangnya.

Penyedia model AI

Kantor yang memakai akses AI yang disediakan Officeverse mengirim perintah, riwayat percakapan, panggilan alat beserta hasilnya, dan konten kantor apa pun yang menjadi bagian dari sebuah permintaan, lewat layanan model AI kami ke penyedia AI pihak ketiga yang melayani model yang dipilih. Artinya sebuah penyedia model bahasa besar pihak ketiga memproses konten itu. Kami sendiri yang memilih dan mengganti penyedia itu. Catatan layanan model kami hanya menyimpan nama kantor, model, hasil, durasi, dan jumlah token, bukan isi pesan. Rekaman yang dibuat dengan mikrofon di obrolan dikirim dengan cara yang sama ke penyedia pengenalan suara.

Jika Anda menyambungkan kunci Anda sendiri lewat "Hubungkan AI Anda" (OpenAI, Anthropic, Google Gemini, OpenRouter, atau titik akses kustom yang kompatibel dengan OpenAI), konten yang sama dikirim ke penyedia itu, di bawah perjanjian Anda dengannya.

Jangan memasukkan ke kantor data yang tidak boleh Anda kirim ke penyedia AI pihak ketiga.

7. Transfer ke luar negeri

Server kami sendiri berada di Indonesia. Penyedia model AI dan beberapa layanan lain di atas beroperasi di luar Indonesia, sehingga data pribadi ditransfer ke luar negeri saat Anda memakainya. Kami mewajibkan ketentuan dan komitmen keamanan milik penerima berlaku atas data itu, dan kami hanya mengirim apa yang diperlukan untuk melakukan apa yang Anda minta. Dengan memakai fitur yang mengirim data ke salah satu dari mereka, Anda menyetujui transfer itu.

8. Berapa lama data disimpan

Konten kantor (obrolan, berkas, artefak, rapat, memori rekan, dan catatan kejadian) disimpan selama kantor ada, karena itu data kerja Anda. Selain batas di tabel atas, satu-satunya yang dihapus untuk Anda adalah riwayat percakapan yang disimpan mesin AI begitu umurnya lewat 90 hari. Sisanya Anda kelola sendiri:

• mengosongkan obrolan seorang rekan, yang menghapus pesan obrolan rekan itu dan lampiran yang tidak dipakai pesan lain;
• menghapus lampiran (berkasnya dihapus dan obrolan menunjukkan bahwa berkas itu telah dihapus);
• menghapus artefak atau versi non-final darinya, yang menghapus berkasnya;
• membersihkan percakapan rekan yang sudah selesai dan lebih tua dari sekian hari yang Anda pilih, dari 1 sampai 3.650;
• menghapus kotak email, yang menghapusnya beserta ringkasan pesan terkirimnya;
• menghapus seseorang, yang menghapus akun, alamat email, sesi, tautan atur ulang, dan posisi tersimpan orang itu.

Menghapus seseorang tidak dengan sendirinya menghapus pesan, proses kerja, catatan rapat, atau artefak yang menyebut orang itu. Menghapus seluruh kantor melakukannya. Pemilik dapat melakukan keduanya di dalam kantor, di Pengaturan → Data Anda:

• Mengunduh semuanya sebagai satu berkas zip: data kantor Anda, tanpa kata sandi, sesi masuk, kunci, dan token akses. Berkas yang disimpan rekan di ruang kerjanya sendiri, dan apa yang disimpan mesin AI untuk dirinya sendiri, tidak ada di dalamnya; tulis kepada kami bila Anda memerlukannya.
• Meminta kantor dihapus. Kami mengirim email kepada pemilik saat permintaan dicatat dan sekali lagi saat selesai. Penghapusan terjadi 7 hari setelah permintaan, dan pemilik dapat membatalkannya sampai saat itu. Penghapusan menghapus kantor dan semua data yang tersimpan (basis data, berkas, memori rekan, percakapan, dan ruang kerja), dan tidak dapat dibatalkan. Di catatan paket kami, kantor itu ditandai dibatalkan.

Catatan daftar tunggu, masuk, dan tagihan kami dihapus atas permintaan, kecuali yang wajib kami simpan menurut hukum.

9. Cadangan

Setiap malam masing-masing dari dua server kami membuat salinan terenkripsi dari setiap kantor yang dijalankannya dan mengirimkannya ke server yang lain. Kedua server berada di Indonesia. 7 salinan malam terbaru dari setiap kantor disimpan; yang lebih lama ditimpa. Proses yang sama menyalin catatan masuk dan tagihan kami sendiri.

• Setiap salinan dienkripsi sebelum meninggalkan server, dengan kunci sekali pakai yang dikunci lagi dengan kunci publik. Kunci privat pasangannya hanya ada di komputer operator sendiri, bukan di server mana pun, sehingga salinan tidak dapat dibaca di kedua server.
• Salinan berisi data tersimpan kantor itu: basis datanya, berkas, memori rekan, percakapan, dan kredensial penghubung.
• Tujuannya agar kantor dapat dipulihkan setelah server rusak. Ia berjalan sekali semalam, sehingga pekerjaan sampai satu hari bisa hilang.
• Saat kantor dihapus, salinan cadangannya tidak dihapus otomatis. Kami menghapusnya secara manual bila Anda memintanya, dengan membalas salah satu dari dua email penghapusan atau menulis ke support@officeverse.id, sehingga kantor yang dihapus tidak meninggalkan salinan setelah kami selesai. Sebelum itu, sebuah salinan dapat tetap ada.

10. Hak Anda

Menurut UU PDP, Anda berhak untuk:

• mendapat informasi tentang identitas pengendali, tujuan, dan dasar pemrosesan data Anda;
• mengakses data pribadi Anda dan memperoleh salinannya;
• memperbaiki data pribadi yang tidak akurat atau tidak lengkap;
• meminta data pribadi Anda dihapus atau dimusnahkan;
• menarik persetujuan yang telah Anda berikan;
• menunda atau membatasi pemrosesan data Anda, sesuai tujuan pengumpulannya;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang diambil semata-mata lewat pemrosesan otomatis yang berdampak hukum atau serupa signifikan bagi Anda;
• menerima data Anda dalam bentuk yang dapat dipakai dan memindahkannya, bila berlaku (portabilitas);
• mengajukan pengaduan, dan menuntut pemulihan, bila Anda mengira data Anda diproses dengan melanggar hukum.

Cara memakainya saat ini

• Konten yang Anda kendalikan di dalam kantor. Pakai kantornya sendiri: ubah profil Anda, kosongkan obrolan, hapus lampiran dan artefak, hapus kotak email, bersihkan percakapan lama (lihat bagian 8), dan minta pemilik atau admin mengubah atau menghapus seseorang.
• Salinan data Anda, dan penghapusan kantor. Pemilik melakukan keduanya di Pengaturan → Data Anda (lihat bagian 8). Jika Anda tidak dapat memakai halaman itu, tulis ke support@officeverse.id dan seorang petugas menanganinya.
• Semua yang lain, termasuk daftar tunggu, catatan masuk dan tagihan, dan penghapusan salinan cadangan: tulis ke support@officeverse.id.
• Akun Instagram yang terhubung. Putuskan di Pengaturan → Integrasi → Instagram, atau hapus Officeverse di aplikasi Instagram. Langkah rincinya, dan apa yang disimpan di mana, ada di Menghapus data Anda.
• Jika Anda pengguna akhir di kantor milik orang lain, pengendali konten kantor Anda adalah organisasi yang memegang kantor itu. Kami akan meneruskan permintaan Anda kepada mereka atau membantu mereka menanganinya.

Kami menjawab tanpa penundaan yang tidak perlu dan dalam batas waktu yang ditetapkan hukum Indonesia untuk setiap jenis permintaan; penghapusan diselesaikan dalam 30 hari. Kami mungkin perlu memastikan identitas Anda lebih dulu. Anda juga dapat mengadu kepada lembaga Indonesia yang berwenang atas pelindungan data pribadi.

11. Jika GDPR berlaku bagi Anda

Officeverse dibuat untuk bisnis di Indonesia. Jika Anda berada di Uni Eropa atau Kawasan Ekonomi Eropa dan GDPR berlaku atas apa yang kami lakukan dengan data Anda, maka selain yang di atas:

• dasar hukum di bagian 5 adalah dasar menurut Pasal 6 GDPR (persetujuan, kontrak, kewajiban hukum, dan kepentingan sah);
• Anda berhak atas akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan, keberatan, dan portabilitas data, serta berhak menarik persetujuan kapan saja;
• transfer ke luar EEA dijelaskan di bagian 7;
• Anda dapat mengadu kepada otoritas pelindungan data di negara tempat Anda tinggal atau bekerja.

Tulis ke support@officeverse.id untuk memakai hak ini; prosesnya sama seperti di bagian 10.

12. Keamanan

Yang sudah berlaku saat ini:

• Kata sandi disimpan hanya sebagai hash Argon2id. Token sesi dan token atur ulang kata sandi disimpan hanya sebagai hash.
• Cookie sesi bersifat HttpOnly dan SameSite=Lax, dan Secure di HTTPS. Permintaan yang mengubah data diperiksa agar berasal dari asal yang sama.
• Percobaan masuk yang gagal dibatasi 10 kali per 15 menit, dan API punya pembatasan laju.
• Izin berbasis peran (pengamat, anggota, admin, pemilik), dan apa pun yang tidak diberikan secara tegas ditolak.
• Kantor dan situs publik mengirim Content-Security-Policy dan header keamanan terkait.
• Lalu lintas memakai HTTPS di mana-mana, lewat Cloudflare dan gerbang kami sendiri dengan sertifikat Let's Encrypt.
• Setiap kantor punya program dan penyimpanan sendiri. Komputer kerja para rekan berbasis sistem hanya-baca dan tidak punya akses ke data kantor.
• Catatan pusat kami memakai keamanan tingkat baris.
• Cadangan dienkripsi sebelum meninggalkan server (bagian 9).

Batasan yang perlu Anda ketahui:

• Tidak ada enkripsi tingkat aplikasi untuk data yang sedang berjalan selain pada disk tempatnya berada.
• Kredensial penghubung disimpan dalam berkas di penyimpanan kantor itu sendiri, dilindungi oleh izin berkas, bukan oleh enkripsi tersendiri.
• Cadangan berjalan setiap malam, tidak terus-menerus, dan diperiksa secara manual, bukan otomatis.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu pihak yang terkena dan lembaga berwenang sebagaimana diwajibkan hukum.

13. Anak-anak

Officeverse adalah layanan untuk bisnis dan tidak ditujukan bagi anak-anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Jika Anda mengira seorang anak telah memberi kami data, tulis ke support@officeverse.id dan kami akan menghapusnya.

14. Perubahan kebijakan ini

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Kami memasang versi baru di halaman ini dan mengubah tanggal "Terakhir diperbarui". Jika sebuah perubahan berdampak material pada cara kami memakai data pribadi yang sudah Anda berikan, kami akan memberi tahu Anda sebelum perubahan itu berlaku bila kami dapat menjangkau Anda. Kebijakan ini diterbitkan dalam bahasa Inggris (Privacy Policy) dan bahasa Indonesia; jika keduanya berbeda, versi bahasa Indonesia yang berlaku.

15. Kontak

Pertanyaan, permintaan memakai hak Anda, dan pengaduan tentang privasi dikirim ke support@officeverse.id. Laporan penyalahgunaan dikirim ke abuse@officeverse.id.